136 Czas czytania: 13 min

W tym odcinku: jaka jest różnica między wydajnością a skutecznością i cztery konkretne sposoby na to jak możesz poprawić swoją skuteczność.

Wymienione w tym odcinku

• Książka – „Mam kocioł w pracy. Odrzuć chaos i niepokój – osiągnij sukces”, David Heinemeier Hansson i Jason Fried
• Książka – „Rework”, David Heinemeier Hansson i Jason Fried
• Podcast – Nie korzystałam z social mediów przez miesiąc i…? [#058]
• Podcast – Dlaczego ludzie są szczęśliwsi w weekendy? [#061]
• Książka – „Ego to twój wróg”, Ryan Holiday
• Akademia Skupienia
• www.akademiaskupienia.pl/agenda

Warto sprawdzić

• Najpierw nauka, potem zabawa – o zdaniu, które bardzo nas skrzywdziło [#050]
• Jak (przestać) oszukiwać siebie? Dominik Juszczyk o realizacji celów i weryfikowaniu założeń [#045]
• Ile w pracy faktycznie pracujesz (i dlaczego mniej niż myślisz) [#046]

Podkast do czytania

W tym odcinku

• Kwestionować sens
• Lista rzeczy, którymi zajmować się nie będę
• Sprawdzać czego nie robię, a powinnam
• Praca nad skupieniem

Dziś na tapet bierzemy temat skuteczności i wydajności. Zainspirowała mnie do tego tematu bardzo ciekawa książka – książka Jasona Frieda i Davida Hanssona, którzy są założycielami firmy 37Signals. Oni między innymi stworzyli taką aplikację jak Basecamp do zarządzania projektami. Zdarzyło im się napisać dwie książki. Jedną z nich jest taka, która posłużyła jako inspiracja do tego odcinka.

Oczywiście tłumaczenie polskiego tytułu – jak to często bywa – pozostawia wiele do życzenia, bo jest to: „Mam kocioł w pracy. Odrzuć chaos i niepokój – osiągnij sukces”. Ja nie wiem czemu te tłumaczenia są takie, ale nieważne. Książka jest naprawdę świetna. Mają bardzo charakterystyczny styl pisania. Taki bardzo zwięzły, bardzo konkretny. Podobnie było w książce „Rework”. Tam nie ma przegadanego tekstu. Tam jest naprawdę konkret, podobnie jest w tej.

Trafiłam tam na taki fragment: „W wydajności chodzi o to, jak spędzamy czas. O wypełnienie harmonogramu do granic możliwości i o wykonanie jak największej liczby zadań. Natomiast skuteczność polega na wygospodarowaniu jak najwięcej czasu na inne rzeczy poza pracą. Na przyjemności albo wspólne chwile z rodziną, przyjaciółmi albo nawet na nicnierobienie.”

Bardzo zatrzymał mnie ten wątek, bo odnoszę wrażenie, że niedostatecznie dużo czasu poświęca się właśnie tematowi skuteczności, a więcej – przynajmniej w jakiejś bańce informacyjnej – jednak ta wydajność wysuwa się na pierwszy plan.

To wcale nie musi być wydajność w wydaniu „chcę wypełnić harmonogram do granic możliwości”. To wydanie może być czasem bardziej subtelne. Na przykład żeby „tylko” zrobić w danym czasie jak najwięcej. To co do zasady nie wydaje się głupi pomysł. Jeśli przefiltrujemy sobie ten pomysł przez siatkę skuteczności, to rzuca nam to już trochę nowe światło na temat. Zaraz to pogłębię.

Fajnie, że w tej książce też piszą o nicnierobieniu. Bardzo mi się to łączy z 61 odcinkiem podcastu. Ten podcast nosi tytuł „Dlaczego ludzie są szczęśliwsi w weekendy?” Opowiadam tam o teorii autodeterminacji Eda Deciego i Richarda Ryana. Mówi się w niej o zaspokajaniu trzech podstawowych potrzeb psychologicznych, czyli kompetencji, przynależności i autonomii.

W skrócie mówiąc – zaspokajanie tych potrzeb poprawia nasz dobrostan. W tym odcinku, o którym wspomniałam trochę więcej na ten temat mówię. Skuteczność wydaje się być o tyle istotna, że nacisk, a właściwie ciężar tego stwierdzenia jest przesunięty bardziej w kierunku sensowności działań niż liczby działań albo tego, ile z tej listy mamy skreślone.

Weźmy jako przykład listę zadań. Gdybym miała powiedzieć, że byłam dzisiaj wydajna, to patrząc na listę zadań stwierdziłabym, że byłam wydajna wtedy kiedy skreśliłam z niej bardzo dużo rzeczy. A skuteczna byłam wtedy, kiedy skreśliłam z tej listy rzeczy najważniejsze, a pozostawiłam na niej te, które właściwie nie powinny być robione, bo i takie się na naszych listach zdarzają.

To jest super przykład. Jestem teraz nawet z siebie dumna, bo nie miałam tego przykładu wcześniej w głowie. To jest bardzo dobra obrazowo pokazana różnica pomiędzy wydajnością a skutecznością. Mam w głowie kilka takich sposobów, kilka takich pomysłów, jak można tę naszą skuteczność na co dzień poprawić, jak można o nią zadbać i chciałabym się dzisiaj z Tobą w tym odcinku nimi podzielić.

Kwestionować sens

Po pierwsze – kwestionować sens robienia jakiejś rzeczy. Wiem, być może brzmi banalnie, ale to, co powiem być może nie będzie takie banalne. Mówi się często o dialogu wewnętrznym. Mam wrażenie, że to, czego doświadczamy to częściej nie jest dialog wewnętrzny, bo dialog to jest rozmowa, a częściej to jest słuchanie jakiegoś monologu wewnętrznego. Jakiegoś głosu naszego i robienie tego, co on tam gada.

Inna sprawa jest taka, że często to, co postrzegamy jako własny głos jest cudzym głosem, który słyszeliśmy/słyszeliśmy jako dzieci i potem jako dorosłe osoby traktujemy je jako swój. Kiedyś się już ten wątek przewinął w podcaście. Inna sprawa, ale też warto mieć w głowie, że nie wszystko to, co sobie myślimy i gadamy do siebie to jest faktycznie nasze. Czuję się w obowiązku, żeby to tutaj wybrzmiało.

Częściej jest to słuchanie monologu zamiast rozmowy ze sobą. A rozmowa to będzie na przykład zadawanie sobie pytań i szukanie na nie odpowiedzi. Na przykład: czy ta rzecz naprawdę powinna być zrobiona?

Czy to jest najsensowniejsze wykorzystanie tego czasu? Jako najsensowniejsze nie mam na myśli produktywne w takim stereotypowym znaczeniu. O tym stereotypowym spojrzeniu na produktywność opowiadałam nieco w 58 odcinku pt. „O nielubianej bezczynności, czyli czy zawsze trzeba robić coś produktywnego?” Bardzo fajnie się to wiąże z tym tematem nicnierobienia z cytatu z książki Jasona Frieda i Davida Hanssona. Warto sobie przeczytać.

Pamiętam z reakcji po publikacji tego odcinka, że siadł ten odcinek. Dzielę się tam swoimi obserwacjami o tym, jak moja głowa, jak ja mam problem sama z taką bezczynnością, Podkreślam – jako najsensowniejsze wykorzystanie tego czasu nie mam na myśli produktywne w stereotypowym mainstreamowym rozumieniu.

Najsensowniejsze wykorzystanie czasu, kiedy człowiek jest zmęczony, to będzie odpocząć. Najsensowniejszym wykorzystaniem czasu, kiedy czujesz, że przebodźcowanie wali Ci drzwiami i oknami, to będzie od tych bodźców się odciąć, jeśli masz oczywiście taką możliwość.

Sęk w tym, że nie zawsze tak robimy, bo odwołując się do początku tego punktu – nie zawsze kwestionujemy sens robienia rzeczy. Nie zawsze ze sobą rozmawiamy, częściej po prostu słuchamy tego, co tam się w tle w naszej głowie pojawia.

Lista rzeczy, którymi zajmować się nie będę

Druga rzecz, drugi pomysł to zrobienie sobie listy rzeczy, którymi być może powinnam się zajmować, ale się zajmować nie będę. Dokładnie tak jak to słyszysz – zrobić sobie listę rzeczy, którymi powinnaś/powinieneś się zajmować, ale się zajmować nie będziesz.

To może być lista, którą wyciągniesz sobie teraz z głowy. A być może, jeśli korzystasz z aplikacji typu Todoist czy jakakolwiek inna aplikacja i już w niej masz jakieś zadania, to po prostu przenosić je na taką listę czy do takiego projektu.

Dlaczego ja podkreślam, że przenosić na taką listę albo zrzucać te rzeczy na listę? Dlaczego w ogóle zrobienie takiej listy ma sens? Takiej fizycznej czy cyfrowej, a nie trzymanie tych rzeczy w głowie? Ano dlatego, że z mojego punktu widzenia – i ma to sens, jak spojrzymy sobie psychologicznie – jest to podjęcie decyzji. Tak już namacalnie. Domykamy sobie trochę pewien temat. Oczywiście, jeśli będziesz mieć ochotę, to Ty sobie wrócisz do tych rzeczy. Jeśli jednak stwierdzisz, że okej, bardziej powinnam niż myślałam wcześniej.

Nie jest to nice to have, tylko jednak jest to coś, co faktycznie musi być zrobione, a nie tylko wydaje mi się, że powinnam, a tak naprawdę to ja sobie to wymyśliłam, ja sobie narzucam takie standardy, a coś nie ma takiego znaczenia, jak mi się wydawało. Albo po prostu może być zrobione, a wcale nie musi być zrobione. Tu mi się przypomniała fantastyczna książka, pasująca do tego tematu, Ryana Holidaya „Ego to twój wróg” i pojawił się tam wątek tego, że nasze ego chce wszystkiego. Sprawia, że my chcemy się zajmować wieloma rzeczami.

To ego utrudnia nam dokonywanie wyborów, bo podpowiada, że musimy się zajmować tymi wszystkimi rzeczami, które się pojawiają w naszej głowie albo które się pojawiają z zewnątrz jako okazje. Nie można z ich zrezygnować, bo coś albo jest niepowtarzalną okazją, albo stanie się coś złego. [śmiech] Przy czym czym to złe miałoby być, to też jest pytanie, które warto sobie zadać i poszukać na nie odpowiedzi, bo najczęściej mam wrażenie, że niekoniecznie tam w tle są naprawdę istotne rzeczy.

Ego po prostu chce wszystkiego. Bardzo ciekawa książka, z którą sporo dyskutowałam sobie w głowie, z wieloma rzeczami się nie zgadzałam i miałam takie „uhm, nie jestem pewna, czy to tak jest”. Tak wywracało mi momentami światopogląd. Jeśli masz ochotę na takie podyskutowanie, to być może akurat ta książka też Ci w ten sposób siądzie.

Sprawdzać czego nie robię, a powinnam

Trzecia rzecz – uprasza się o podniesienie poziomu skupienia – nie tylko sprawdzać, czy to, co chcę teraz zrobić powinno być zrobione, ale sprawdzać na bieżąco, czego nie robię, a powinnam robić. Czyli czego nie robię, a co jest ważne. Ale tego nie robię, bo na przykład nie jest pilne.

Przykład. Jak mówiłam w pierwszym punkcie o kwestionowaniu sensu robienia rzeczy to na przykład sobie myślę: czy te poprawki na stronie, które ja chcę dodać wnoszą jakąś wartość? Czy one na pewno mają sens? Czy warto inwestować w to czas? Może powinnam jednak robić inaczej? To byłby przykład do tego pierwszego punktu o kwestionowaniu sensu robienia rzeczy.

A w tym punkcie, w którym teraz jesteśmy, czyli sprawdzać, czego nie robię, a powinnam to na przykład – mam dobry przykład, który w momencie nagrywania tego podcastu jest już prawie że tematem zakończonym, czyli nagrywanie materiałów do Akademii Skupienia. Jest to mój kurs, w którym pracujemy nad koncentracją.

Powiedzmy że nagrywam materiały do kursu, one zajmują mi dużo czasu i pochłaniają bardzo dużo energii. To pod kątem skuteczności pytanie, które mogłabym sobie zadać to: okej, robię teraz Akademię. Czego nie robię, kiedy robię Akademię, a jednak powinno być przeze mnie robione? Odpowiedzią na to pytanie może być: na przykład nie chodzę teraz na spacery. Zaniedbałam swoje spacerowanie. Albo przestałam gotować sobie wartościowe posiłki.

Oczywiście powodów, dla których się nie chodzi na spacery czy się wybiera jakieś gotowce może być multum. Chcę podać przykład, który pozwala lepiej zobrazować ten punkt, który wiem, że lingwistycznie bywa zawiły.

Albo jeśli spędzamy całe dnie na robienie jakichś pierdów z listy – celowo mówię tak pejoratywnie. Potrafi być taka tendencja, że jeśli nie chcemy się zająć czymś, co jest naprawdę istotne, bo jest trudne i próbujemy od tego w pewnym sensie uciec. To nie jest tak, że coś jest z nami nie tak, tylko to bywa naturalna droga mózgu do tego, żeby czuć się lepiej.

W tym punkcie byłoby pytanie: czego w tym czasie nie robię, a powinnam? To będzie na przykład coś istotnego, od czego uciekam. Czyli na przykład robienie materiałów do kursu albo uczenie się do sesji egzaminacyjnej. Cokolwiek innego.

Zwróć uwagę, że czego nie robię, a powinnam robić to nie dotyczy tylko takich rzeczy… Znów się odwołuję do tego stereotypowo rozumianego produktywnego działania. Czyli to nie będzie tak, że powinnam się teraz zajmować pracą, ale się nie zajmuję.

To może być też od drugiej strony – tak bardzo się zatapiam w pracę, że zaniedbuję wszystkie inne swoje potrzeby i nawyki, które sobie zbudowałam przez jakiś czas, bo przestałam ćwiczyć. Tak bardzo rzuciłam się w ten projekt, rzuciłam całą moją codzienność tylko po to, żeby się tym zajmować. Mam nadzieję, że jest to dla Ciebie jasne.

Praca nad skupieniem

Ostatnia rzecz, która z mojej perspektywy bardzo poprawia skuteczność, a tak naprawdę powinnam powiedzieć, że stanowi bazę pod tę skuteczność to jest praca nad skupieniem, nad poprawą zdolności do koncentracji uwagi, umiejętności też radzenia sobie w momencie kiedy rozproszenia się już pojawiają, bo to są dwie inne kompetencje.

W Akademii Skupienia o obu z nich rozmawiamy. Jest tak, że możesz robić rzeczy ważne, a nie tylko po prostu rzeczy, dużo rzeczy. Możesz eliminować też te niekoniecznie istotne, ale jeśli rozproszenie będzie towarzyszyć w tle tej pracy, to ona się będzie tka rozlewać. Będziesz mieć poczucie, że ona zajmuje za długo niż powinna albo niż by się oczekiwało. To będzie wrażenie pokrywające się z prawdą, jeśli będzie dużo rozproszeń po drodze i to skupienie będzie sobie noskiem po podłodze szurać.

Oczywiście skupienie to jest wątek obszerny i nie będę tutaj go bardziej rozwijała w tym punkcie. Chcę Ci powiedzieć, że mam kilka podcastów na ten temat. W opisie do tego odcinka znajduje się link do notatek, więc zerknij sobie tam proszę. Oczywiście można zapisać się na listę osób oczekujących na kolejną edycję Akademii, bo w Nowym Roku taka będzie.

Będzie można sobie popracować z takim całościowym procesem pracy nad z jednej strony koncentracją, z drugiej strony nad umiejętnością powracania do rozproszeń. Bardzo upraszczam to, nad czym się tam pracuje. Jest agenda – na podstawie agendy możesz sobie parę wniosków wyciągnąć. Pracujemy nad tym tematem dużo głębiej i horyzont patrzenia na kwestie skupienia jest dużo, dużo szerszy.

Wszystkie informacje znajdziesz na www.akademiaskupienia.pl. A jeśli chcesz podejrzeć agendę to www.akademiaskupienia.pl/agenda – tam są wszystkie lekcje, które w tym momencie w Akademii są, bo Akademia jest już ukończona, jeśli chodzi o część merytoryczną. Jeśli masz ochotę, to po prostu sobie zerknij.

Podsumowując – rzeczy, na które warto zwrócić uwagę, kiedy chcemy poprawić skuteczność to kwestionować, czy to, co chcę teraz zrobić w ogóle ma sens. Rozmawiać ze sobą, a nie tylko siebie słuchać. Zrobić sobie listę rzeczy, którymi się być może powinnam, ale nie będę zajmować, o czym świadomie decyduję. Sprawdzać czego nie robię, a być może powinnam. Pracować nad skupieniem. Na to skupienie szczególnie zwrócić uwagę.

---

---

Zdjęcie: Bethany Legg

---