Kiedy wybierasz się w podróż, przygotowanie ma znaczenie. Zwłaszcza, jeśli podróż jest długa i wymaga ekwipunku. Codzienne zwiększanie produktywności jest taką podróżą. Warto się do niej dobrze przygotować. Poznaj więc, pierwszy i prawdopodobnie najważniejszy krok, jak zwiększać produktywność.
Jestem zwolenniczką korzystania z najlepszych rozwiązań. Dziś opowiem o absolutnie najważniejszym kroku w skutecznym realizowaniu zadań.
„Productivity is never an accident. It is always the result of a commitment to excellence, intelligent planning, and focused effort.” 1
Paul J. Meyer
Podążając więc za myślą Paula Meyera, wykonaj pierwszy krok. Polega on na wyselekcjonowaniu niedokończonych spraw i podjęciu decyzji, co z każdą z nich uczynić.
Dlaczego warto
Zadaniem tej procedury jest ściągnięcie z Twoich barków ogromnego ciężaru niezamkniętych tematów. Na poziomie świadomym możesz nie zdawać sobie z tego nawet sprawy. Czy nie przypominają Ci się czasem niedokończone zadania? Odsuwasz później na bok tę myśl, uznając, że zajmiesz się nimi „później”. Zwykle „później” nie następuje i nadal w Twojej świadomości pozostają otwarte wątki.
Rozprawienie się z nimi pozwala uzyskać closure (zamknięcie, domknięcie). Closure jest na liście tematów, które chciałabym szerzej omówić, więc czekajcie na artykuł na ten temat. Przenieśmy ten termin z psychologii na płaszczyznę produktywności. Całkowite zamknięcie określonych tematów pozwala zdjąć z głowy zbędny ciężar. Dziś, bardziej niż kiedykolwiek w historii, dociera do nas więcej bodźców i informacji. Nadmiar niedokończonych spraw może skutecznie zdemotywować, zmniejszyć poczucie sprawczości, zmniejszyć zdolność podejmowania decyzji i zniechęcić do działania.
W powiązaniu z closure ta metoda eliminuje negatywny wpływ psychologicznego efektu Zeigarnik.
Lubisz mieć informacje w jednym miejscu? Łap bezpłatnego e-booka z jasnym przeprowadzeniem przez proces odzyskiwania lekkości w głowie. Zdecyduj, czy to coś dla Ciebie ?
Proces
W zależności od tego, ile niedokończonych zadań, czy otwartych spraw na Ciebie czeka, cały proces może potrwać 30 minut, ale nawet 1,5 godziny. Daj sobie czas. Przygotuj kawę, dobrą herbatę, cokolwiek, co Ci smakuje, sprawia przyjemność. Jeśli w domu nie masz spokoju – zorganizuj wyjście z niego, opiekę nad dzieckiem/dziećmi na ten czas. To ważne. Teraz jest czas dla Ciebie. Gwarantuję, że podążając moimi krokami, czas ten zwróci się z nawiązką.
Przygotuj karteczki, długopis i notatnik lub jakąś aplikację do sporządzania notatek. W tym przypadku rekomenduję skorzystanie jednak z metody analogowej.
Myśl teraz o wszystkich niedokończonych, otwartych sprawach, które są w Twoim życiu. Dotyczy to również marzeń, czy planów do zrealizowania. Aby pomóc Ci przebrnąć przez ten etap, zamieszczam przykłady pomocnicze:
- odebranie dyplomu z uczelni,
- przeczytanie książki X,
- zakup fotela biurowego,
- zrobienie porządku w szafie,
- sprzedaż używanych rzeczy,
- spisanie testamentu,
- załatwienie sprawy X w ZUS, US,
- zamknięcie nieużywanego rachunku w banku,
- oddanie książek do biblioteki,
- zlecenie naprawy zepsutego sprzętu.
- złożenie reklamacji,
- wykonanie badań krwi.
Daj sobie odpowiednio dużo czasu na tę czynność. Tyle, ile potrzebujesz, aby oczyścić głowę ze wszystkich zaległych tematów. Każdy z nich zapisujesz na osobnej kartce/pozycji na liście w aplikacji.
Następnie, w kontekście każdej sprawy podejmujesz odpowiedzialną decyzję, co się z nią ma stać wg kilku kategorii.
Załatwię tę sprawę tak szybko, jak to możliwe
Większość wypisanych rzeczy, to prawdopodobnie te, które chcesz/potrzebujesz dokończyć. Najlepiej zaplanować od razu w notatniku (z datą), w kalendarzu lub w aplikacji (również koniecznie z datą), kiedy zajmiesz się określoną sprawą. Poświęć też chwilę na wydajne sporządzenie tej listy zadań, np. kierując się moimi wskazówkami. W szczególności pamiętaj o grupowaniu i rozbijaniu zbyt złożonych zadań na mniejsze. Jeśli musisz jechać do urzędu w centrum miasta, a w sumie planowane było także spotkanie się „kiedyś” z dawnym kolegą – zrób to w tym samym dniu, jedno po drugim. Zaproponuj koledze spotkanie na mieście (jeszcze lepiej – w miejscu, które zawsze było na liście do odwiedzenia), a przed spotkaniem załatw sprawy urzędowe. Intencjonalność działań ma kluczowe znaczenie.
Pozostawiam tę sprawę w kategorii kiedyś/może
W tej kategorii znajdą się marzenia, plany, które chcesz zrealizować kiedyś, ale bez wielkiego ciśnienia, np. skok ze spadochronem, przeczytanie jakiejś książki. Aby marzenia nie utknęły w martwym punkcie, rekomenduję zadeklarowanie przed sobą powracanie do tej listy i stopniowe spełnianie ich lub usuwanie z listy, aby ciągle zachować wyżej wspomniane closure. Tworzysz więc osobną listę w notatniku (papierowym czy elektronicznym – lub „projekt” jeśli korzystasz z aplikacji typu Todoist, Nozbe) i tam umieszczasz rzeczy do zrobienia kiedyś/może.
Świadomie rezygnuję z zajmowania się tą sprawą
Niszczysz kartkę/usuwasz sprawę z listy i zapominasz o niej.
Być może zaskoczył Cię ten punkt. Zdarzają się obszary, w których nie podjęto decyzji, które tkwiły w Twojej głowie, ale po głębszym zastanowieniu dochodzisz do wniosku, że nie chcesz się tą sprawą zajmować. Może to być np. niezgłoszona/nierozpatrzona reklamacja. Być może uznasz, że Twój czas jest zbyt cenny, aby poświęcić go na zamknięcie tej sprawy. Albo wręcz przeciwnie – w niezgodzie z Twoimi wartościami pozostanie odpuszczenie, zadeklarujesz więc przed sobą, że zajmiesz się tą sprawą w najbliższym czasie.
__________
Jeśli po raz pierwszy masz do czynienia z takim przeglądem, może się zdarzyć, że zamknięcie zaległych spraw zajmie Ci kilka miesięcy. To nic. Porządkujesz swoje sprawy, zwiększasz produktywność, ale „normalne” życie toczy się w międzyczasie dalej. Nawet jeśli cały proces zajmie więcej czasu, niż oczekujesz, naprawdę warto go rozpocząć. Warto również go powtarzać. Sama robię to raz w miesiącu, podczas jego podsumowywania. Dzięki temu, ewentualne niezamknięte sprawy, o których zapomniałam (a jest już ich teraz naprawdę mało, co daje ogromną satysfakcję), nie zalegają zapomniane. Serdecznie polecam Ci to podejście. Zwiększa ono poczucie kontroli nad tym, nad czym kontrolę mieć w ogóle możemy.
Korzystasz z takiego regularnego oczyszczania głowy? Jakie osobiste korzyści dostrzegasz we wdrożeniu tej metody w życie?
__________
Zdjęcie: Lacey Raper.
__________
Przypisy:
- „Produktywność nigdy nie jest przypadkiem. Zawsze jest wynikiem zaangażowania w doskonałość, inteligentne planowanie i skoncentrowany wysiłek.”
3 komentarze
Podoba mi się pomysł „zamykania spraw”. Dzieki temu nie wloką się one za nami jak wyrzuty sumienia. Pozdrawiam serdecznie!
Myślę, że to bardzo dobry sposób na uwolnienie trochę energii 🙂 Otwarte sprawy pochłaniają jej bardzo dużo, dlatego ta metoda może bardzo dobrze się sprawdzić, szczególnie, kiedy otwartych spraw się nagromadziło całkiem sporo 🙂
Wersja anologowa jest dużo lepsza, szczególnie jeśli mamy ją na widoku. Niby programy ułatwiają organizację tego, a sam trzymam wszelkie notatki w evernote, to plan mam rozrysowany na kartce. Tematycznie podzielone zadania do odhaczenia. Zrobione skreślam, a jeśli robi się już zbyt dużo zamazań, przepisuję na nowo i dorzucam co wtedy wpadnie mi do głowy. Progress gwarantowany. Tylko lista musi zostać na wierzchu, jeśli ma skończyć w szufladzie, to szkoda papieru.